با سلام

جدید: با عنایت به اینکه کتابداران بایستی دلیل وجین یک مدرک را مشخص کنند، به منظور سهولت کار، چهار وضعیت در کاربرگه نسخ برای تعیین وضعیت "وجین شده" در نظر گرفته شده است که عبارتند از:

- وجین محتوایی: کتابها و مدارکی که به دلیل مشکلات محتوایی نیاز به وجین دارند؛

- وجین تکراری: کتابها و مدارکی که بیش از 3 نسخه در کتابخانه موجود باشند؛

- وجین بدون مخاطب: کتابها و مدارکی که سابقه امانت ندارند؛

- وجین فرسوده: کتابها و مدارکی که به دلیل فرسودگی زیاد نیاز به وجین دارند؛

    تغییر نرم افزار مدیریت کتابخانه از نمایه به پیام و از پیام به سامان، باعث تغییر روند ورود اطلاعات هر پیشینه و هر نسخه شده است. این تغییرات مشکلات زیادی را به همراه داشته است و باعث تنوع روش انجام امور شده است. برای مثال:

- در نمایه کتابداران معمولا برای نشان داده محل تأمین منبع، در فیلد توضیحات صفحه 7؛ عباراتی نظیر "اهدایی دبیرخانه هیأت امنا" وارد می کردند. در سامان، گزینه خرید نهاد باید در فیلد نوع تهیه انتخاب شود.

- در نمایه، پیام، و سامان گزینه هایی در ارتباط با نسخ وجود دارد، که برخی همپوشانی معنایی دارند و بین آنها رابطه اعم و اخص وجود داشت و قابل فهرست شدن در یک کشو نبودند. مصادیق بسیاری از این مسائل وجود دارد، که اصلاح آنها باید در دستور کار قرار می گرفت. همچنین این موضوع باعث شده بود گزارشهای سیستم دچار مشکل شود و آمارهای ارائه شده در خصوص وضعیت نسخه، نوع چاپ و نوع تهیه دقیق نباشد. از این رو برخی اقدامات انجام شده، بدین شرح اعلام می شود.

1- در کشوی نوع چاپ این گزینه ها در حال حاضر وجود دارد: اصل، افست، کپی، کتاب نفیس، نامشخص. این در حالی بود که این گزینه ها نیز وجود داشت و همگی حذف شدند: صحافی شده، وقفی، نسخه خطی، اهدایی سایر، اصل، چاپ سنگی یا سربی، کتب نفیس، اهدایی ارشاد، اهدایی سایر، کپی با کیفیت عالی، کپی در حد افست، اهدایی، مجلد شده، خرید کتابخانه، خرید نهاد، خرید استان، خرید کتاب من، اهدایی عضو، کتاب تست و کتاب کودک.

2- در کشوی نوع تهیهاین گزینه ها در حال حاضر وجود دارد: خرید نهاد، خرید کتاب من، خرید ارشاد، خرید استان، سهمیه فرهنگی، خرید کتابخانه، اهدایی عضو، اهدایی ارشاد، اهدایی سایر، وقفی، کتاب کودک، کتاب تست، نامشخص.

دو گزینه این کشو در آینده نزدیک حذف خواهند شد که عبارتند از کتاب کودک و کتاب تست. بنابراین کافی است کتابهای "درسی و کمک درسی" و کتابهای "کودک" خود را صرفا در بخش "کمک درسی" یا "کودک" تعریف کنید. در فیلد "نوع تهیه"  از انتخاب گزینه های "کتاب تست" و "کتاب کودک" جداً خودداری فرمایید. 

همچنین این گزینه ها قبلا در این کشو وجود داشتند که اکنون حذف شده اند: چاپ سنگی یا سربی، کپی، کپی در حد افست، افست، کپی با کیفیت عالی، صحافی شده، مجلد شده، نسخه خطی، کتاب نفیس.

حدود 15 میلیون نسخه نوع تهیه آنها نامشخص بود، که پس از مطالعه فیلد توضیحات، گزینه مناسب برای حدود 13 میلیون نسخه از آنها انتخاب شد. برای مثال حدود 400 هزار نسخه از منابع که فیلد توضیحات آنها در کاربرگه نسخ عباراتی مانند خرید طرح من، کتاب من، و ... داشت و نوع تهیه آنها نامشخص بود، گزینه خرید کتاب من انتخاب شد یا هر جا الفاظی مانند اهدایی دبیرخانه هیأت امنا وجود داشت، گزینه خرید نهاد، انتخاب شد.

3- در کشوی کیفیت فیزیکی، گزینه صحافی شده افزوده شد.

انجام همه این تغییرات، تنها حذف کردن گزینه ها نبود، بلکه داده های مربوط به هر گزینه باید تعیین تکلیف می شد. برای مثال، کتابهایی با وضعیت نسخه خطی و سنگی باید در پایگاه مربوطه قرار می گرفت و البته نوع ماده اطلاعاتی آنها تصحیح می شد. این موضوع به خوبی انجام شد و در حال حاضر، درهنگام باز کردن کاربرگه نسخ، فیلدهای نوع تهیه و نوع چاپ باید به جای گزینه نامشخص، گزینه صحیحی را به شما نمایش دهد.

به جز تغییرات ذکر شده، انبوهی از تغییرات دیگر باید انجام شود که ان شاء ا... به زودی انجام خواهد شد. لازم به ذکر است حجم قابل توجهی (حدود 2 میلیون نسخه) به دلیل ابهام فیلد توضیحات، هنوز وضعیت نامشخص دارند. برای مثال در فیلد توضیحات یک و نیم میلیون نسخه تنها نوشته شده است: "خریداری شده" و مشخص نیست که چه کسی (اعم از نهاد، استان، کتابخانه، کتاب من و ...) منابع را خریداری کرده است.

کتابداران عزیز، آگاهی همکاران شما در نهاد (همکاران اداره کل امور کتابخانه ها و اداره کل فناوری اطلاعات نهاد) در گرو ارسال بازخوردهای مناسب و انعکاس مشکلات نرم افزار سامان است. بنابراین مثل همیشه ما را از مشورت و همفکری خود با ارسال بازخوردهای مناسب یاری فرمایید. کلیه بازخوردها می تواند حول چند محور کلی ارسال شود:

1- بروز خطا در صفحات؛     2- پیشنهاد طراحی امکان جدید؛       3- پیشنهاد برچسب مناسب برای منوها و امکانات موجود؛   4- پیشنهاد ارتباط های ضروری بین صفحات مختلف سامان برای تسریع انجام امور؛    5- پیشنهاد اصلاح داده ها توسط مدیر سیستم.

با سپاس